Diben cyffredinol y swydd:  Arwain a rheoli gwaith y sefydliad o ran ymdrin â chwynion a gwella gwasanaethau. Mae'r rôl yn golygu bod yn gyfrifol am sicrhau yr ymdrinnir â chwynion mewn modd teg a chyson, ac yn unol â pholisïau'r sefydliad, egwyddorion Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, a deddfwriaeth sy’n berthnasol i faes tai yng Nghymru.

Bydd deiliad y swydd yn hyrwyddo diwylliant o ddysgu o gwynion ar draws y sefydliad. Bydd hyn yn hybu gwelliant parhaus o ran darparu gwasanaethau, yn gwella bodlonrwydd cwsmeriaid, ac yn cyfrannu at berfformiad cryfach gan y sefydliad.

Cyfrifoldebau allweddol –  

Rheoli cwynion

• Arwain swyddogaeth y sefydliad ar gyfer ymdrin â chwynion a sicrhau cydymffurfiaeth â'r Polisi Cwynion a gofynion rheoleiddio perthnasol.
• Goruchwylio’r modd yr ymchwilir i gwynion cymhleth, risg uchel a sensitif a allai gynnwys mwy nag un adran, a’r modd y cânt eu datrys.
• Sicrhau bod cwynion yn cael eu cydnabod, bod ymchwiliad yn cael ei gynnal a bod ymateb yn cael ei roi o fewn yr amserlenni y cytunwyd arnynt.
• Rhoi cyngor ac arweiniad i reolwyr a chydweithwyr ynghylch ymdrin â chwynion a’u datrys.
• Cadw cofnodion cywir ynghylch cwynion, canlyniadau, gwersi a ddysgwyd, a gwelliannau i wasanaethau.

Perfformiad ac adrodd

• Dadansoddi data ynghylch cwynion a thueddiadau i nodi themâu sy'n codi dro ar ôl tro, risgiau a chyfleoedd i wella.
• Cynhyrchu adroddiadau perfformiad rheolaidd ar gyfer y Tîm Arwain a phwyllgorau perthnasol.
• Cyflwyno ffurflenni data i Lywodraeth Cymru a chyrff eraill yn chwarterol ac yn flynyddol yn ôl yr angen.
• Datblygu a monitro dangosyddion perfformiad allweddol sy'n ymwneud ag ymdrin â chwynion a bodlonrwydd cwsmeriaid.
• Meincnodi perfformiad y sefydliad yn erbyn arfer gorau'r sector.

Gwella sefydliadol

• Hybu diwylliant cadarnhaol yng nghyswllt cwynion sy’n rhoi gwerth ar adborth gan gwsmeriaid fel cyfle i ddysgu.
• Cydweithio â Phenaethiaid Gwasanaeth i weithredu argymhellion a gwelliannau i wasanaethau sy'n deillio o gwynion.
• Monitro effeithiolrwydd y camau a gymerwyd a gwerthuso canlyniadau.
• Cefnogi datblygu mentrau ymgysylltu â thenantiaid i wella’r ddarpariaeth o ran gwasanaeth.

Corfforaethol

• Meithrin diwylliant o atebolrwydd, tryloywder a gwelliant parhaus.
• Cefnogi mentrau newid sefydliadol sydd â'r nod o wella profiad cwsmeriaid.
• Dangos ymrwymiad i gydraddoldeb, amrywiaeth, cynhwysiant, perthyn a safonau'r iaith Gymraeg.
• Cydymffurfio â'r holl ofynion o ran iechyd a diogelwch.
• Cynnal gwerthoedd ac ymddygiadau'r sefydliad.
• Ymgymryd ag unrhyw ddyletswyddau eraill sy'n gymesur â lefel y swydd.

Rheoli rhanddeiliaid

• Meithrin cydberthnasau effeithiol â thenantiaid, grwpiau tenantiaid, sefydliadau eiriolaeth, rheoleiddwyr ac asiantaethau allanol.
• Cynrychioli'r sefydliad mewn cyfarfodydd sy'n ymwneud â chwynion, profiad cwsmeriaid a gwella gwasanaethau.
• Cyfathrebu'n effeithiol â chwsmeriaid, yn enwedig mewn sefyllfaoedd cymhleth neu sensitif.