Swyddog Pobl (Cymraeg)

Hybrid – Caerdydd, Caerfyrddin NEU Fae Colwyn

Tua £36,000–£42,000

Parhaol

Disgrifiad o’r Swydd

Mae ein cleient yn y sector cyhoeddus, sydd â thua 100 o weithwyr, yn chwilio am Swyddog Pobl sy’n rhugl yn y Gymraeg i ymuno â’i dîm cefnogol o dri yn dilyn ailstrwythuro. Bydd eich brwdfrydedd, eich agwedd a’ch profiad blaenorol o waith gweithredol ym maes AD yr un mor bwysig â chymhwyster CIPD Lefel 5.

Gan fod gennych feddylfryd masnachol ac agwedd sy’n canolbwyntio ar ddatrys problemau, chi fydd y pwynt cyswllt cyntaf ar gyfer pob ymholiad sy’n ymwneud â phobl, gan gynnwys recriwtio a dethol, dysgu a datblygu, polisïau, gweithdrefnau a mentrau, gan weithio’n agos gyda rheolwyr i sicrhau cynnydd.

Gall yr ymgeisydd ddewis gweithio o Gaerfyrddin, Bae Colwyn NEU Gaerdydd.

Am y rôl hon

Mae’r Swyddog Pobl yn cefnogi gweithgareddau AD a phobl y cwmni drwy gynorthwyo’r Rheolwr Pobl i gyflawni amcanion strategol allweddol. Mae hyn yn cynnwys cynllunio, paratoi a chydlynu tasgau o ddydd i ddydd, megis gweinyddu a chynnal y system Pobl, gweithredu fel y pwynt cyswllt cyntaf ar gyfer ymholiadau sy’n ymwneud â phobl, dod o hyd i gyfleoedd dysgu a datblygu perthnasol a’u trefnu, arwain ymgyrchoedd recriwtio a dethol penodol, a chynorthwyo gyda gweithredu polisïau, gweithdrefnau a mentrau Pobl.

Prif gyfrifoldebau

• Gweinyddu – darparu cymorth a chymorth wrth gefn i’r Rheolwr Pobl drwy gynnig cymorth gweinyddol sy’n ymwneud â phobl ac ymdrin ag ymholiadau arferol ac anarferol.
• Rheoli cofnodion, cadw cofnodion ac adrodd – gweinyddu a chynnal y system Pobl yn ddyddiol a chynorthwyo i ddatblygu’r system.
• Bod yn Weinyddwr System dynodedig ar gyfer y system Pobl. Rheoli’r gwaith gweinyddol dyddiol sy’n ymwneud ag amser i ffwrdd yn lle oriau ychwanegol, oriau hyblyg, gwyliau, absenoldeb arbennig, salwch ac ati.
• Bod yn gyfrifol am gynnal ffeiliau a chofnodion Pobl a sicrhau bod cofnodion staff yn gywir ac yn gyfredol, gan gynnwys y system ffeilio ac archifo electronig, yn unol â gofynion y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR).
• Gweithio gyda’r Rheolwr Pobl i ddarparu ystadegau ac adroddiadau manwl a chywir, yn ôl yr angen, i Bennaeth Pobl a Diwylliant, y Tîm Arwain Gweithredol a’r Pwyllgor AD a Chydnabyddiaeth Ariannol, gan gynnwys gwybodaeth statudol berthnasol i gyrff allanol.
• Cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant – gweithio gyda’r Rheolwr Pobl ac eraill i gyflawni elfennau allweddol o’r cynllun cydraddoldeb strategol, megis arallgyfeirio’r gweithlu a nodi a threfnu hyfforddiant perthnasol i staff.
• Dysgu a datblygu – cynorthwyo’r Rheolwr Pobl i ddrafftio a diweddaru’r cynllun Dysgu a Datblygu Corfforaethol, dod o hyd i gyfleoedd dysgu corfforaethol ac unigol a’u gweinyddu, a chynorthwyo i gydlynu archwiliadau sgiliau lle bo’n briodol, gan gysylltu â darparwyr allanol yn ôl yr angen. Dangos ymrwymiad i ddatblygiad proffesiynol parhaus.
• Recriwtio – arwain ymgyrchoedd recriwtio penodol, ar gyfer swyddi parhaol a dros dro, gan gynnwys gosod hysbysebion a monitro eu heffeithiolrwydd, cymryd rhan mewn cyfweliadau, cyhoeddi cynigion a chontractau, rhannu argymhellion cyflog gyda’r Rheolwr Pobl a’r Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Busnes, cynorthwyo i lunio disgrifiadau swydd a chefnogi’r Rheolwr Pobl i gyflwyno’r broses sefydlu sy’n ymwneud ag AD a Phobl.
• Monitro cwblhau’r Rhaglen Sefydlu Staff ar gyfer pob gweithiwr newydd, gan gysylltu â rheolwyr yn ôl yr angen. Rheoli gweithdrefnau cyfnod prawf.
• Llywodraethu – cefnogi’r Rheolwr Pobl i baratoi papurau a dogfennau, a threfnu a chofnodi cofnodion cyfarfodydd y Pwyllgor AD a Chydnabyddiaeth Ariannol, gan gynnwys cydlynu adroddiadau gweithredu, darparu papurau a threfnu cinio neu luniaeth.
• Cefnogi’r Rheolwr Pobl i ddiwygio polisïau a gweithdrefnau Pobl presennol a drafftio rhai newydd, gan roi ystyriaeth briodol i arferion gorau cyfredol a deddfwriaeth.
• Cysylltiadau gweithwyr – rhoi cyngor ar faterion Pobl arferol ac anarferol o ddydd i ddydd.
• Cefnogi staff gydag unrhyw bryderon a darparu arweiniad, yn enwedig mewn perthynas â pholisïau a/neu ddeddfwriaeth gyfredol, gan sicrhau cyfrinachedd a didueddrwydd drwy gydol y broses.
• Rheoli prosiectau – cynorthwyo i baratoi a monitro cynlluniau prosiectau, a threfnu a chydlynu gweithgorau lle bo’n briodol. Cynorthwyo i gydlynu, darparu cymorth gweinyddol a chyflawni elfennau sy’n ymwneud â Phobl mewn prosiectau, megis Adolygiad Sefydliadol, y broses adolygu cyflogau blynyddol a Chynllun y Gymraeg, gan ddarparu data a gwybodaeth berthnasol yn ôl yr angen.
• Rheoli perthnasoedd – sicrhau safon uchel o wasanaeth cwsmeriaid wrth ymdrin â staff, meithrin perthnasoedd newydd yn fewnol ac yn allanol, a chefnogi’r Rheolwr Pobl i reoli a chynnal perthnasoedd presennol â chysylltiadau mewnol ac allanol. Darparu cymorth rheng flaen i gydweithwyr a chysylltu â chysylltiadau allanol. Gweithredu fel y pwynt cyswllt cyntaf ar gyfer ymholiadau sy’n ymwneud â Phobl, gan gynnwys ymholiadau am y system Pobl, a chysylltu â desg gwasanaeth y system Pobl lle bo angen. Cynrychioli’r tîm Pobl mewn cyfarfodydd pwyllgorau a grwpiau prosiect amrywiol a rhoi cyngor ar faterion sy’n ymwneud â Phobl, gan ddirprwyo dros y Rheolwr Pobl yng nghyfarfodydd y Tîm Arwain Gweithredol pan fydd yn absennol.
• Cydymffurfiaeth gorfforaethol – cydymffurfio â pholisïau sy’n diogelu’r cwmni a’i staff rhag y risg o ddigwyddiadau y mae’n rhaid rhoi gwybod amdanynt. Mae’r rhain yn cynnwys gwrth-dwyll, y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, Safonau’r Gymraeg, Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol a seiberddiogelwch/defnyddio TGCh.

Dyletswyddau ychwanegol – cyflawni unrhyw ddyletswyddau rhesymol sy’n gyson â’r uchod.

Gwybodaeth, profiad a rhinweddau personol

Rydym am ddenu pobl i’n sefydliad sy’n ymrwymedig i egwyddorion gwasanaeth cyhoeddus agored ac atebol, ac sydd â’r ddawn i weithio gydag ystod amrywiol o gwsmeriaid.

Credwn mewn gosod y safonau uchaf ym mhob agwedd ar ein gwaith. Felly, mae pob aelod o staff yn llysgennad dros y cwmni, ac rydym yn disgwyl i bawb barchu a chynnal ein henw da.

Ein nod yw bod yn sefydliad arloesol sy’n edrych tua’r dyfodol. Disgwyliwn i’n staff gydweithio i sicrhau ein bod yn effeithlon, yn effeithiol ac yn darparu gwasanaeth defnyddiol.

Disgwyliwn i’n staff allu ymdrin â thasgau gweinyddol arferol yn gymwys a bod wedi datblygu sgiliau trefnu da. Felly, mae gennym ddiddordeb arbennig mewn pobl sy’n gallu gweithio’n ddychmygus ac yn hyblyg i fynd i’r afael â’r heriau y byddant yn eu hwynebu; pobl sydd â’r fenter a’r brwdfrydedd i ffynnu mewn amgylchedd gwaith prysur ac sy’n cael boddhad o gyflawni targedau uchelgeisiol a heriol.

Yn ogystal, mae’r rôl hon yn gofyn am y wybodaeth, y profiad a’r rhinweddau penodol canlynol.

Bydd ymgeiswyr yn cael eu hasesu yn erbyn y meini prawf hanfodol a dymunol a nodir isod.

Cymwysterau

Hanfodol:

• Cymhwyster CIPD Lefel 5 neu gyfwerth a/neu brofiad proffesiynol perthnasol mewn rôl AD.

• Aelodaeth o’r CIPD.

Dymunol: Aelodaeth o’r CIPD.

Gwybodaeth

• Dealltwriaeth dda o brosesau a gweithdrefnau AD.
• Dealltwriaeth o ddeddfwriaeth cyflogaeth.
• Ymwybyddiaeth o’r cyfrifoldebau sy’n gysylltiedig â chefnogi staff a thrin gwybodaeth gyfrinachol, sensitif a gwybodaeth am staff.
• Gwybodaeth ymarferol am systemau gwybodaeth Pobl/AD (dymunol).

Sgiliau

• Sgiliau TG a gweinyddol datblygedig iawn.
• Sgiliau cyfathrebu llafar ac ysgrifenedig rhagorol, gan gynnwys meithrin a chynnal perthnasoedd yn fewnol ac yn allanol.

Profiad

• Profiad o sefydlu systemau a gweithdrefnau gweinyddol.
• Profiad perthnasol amlwg o ddarparu cymorth rheng flaen o fewn tîm AD/Pobl bach a phrysur.
• Profiad o reoli data, systemau gwybodaeth a/neu gronfeydd data.

Rhinweddau personol

• Ymrwymiad i gydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant, a dealltwriaeth drylwyr o’r egwyddorion hyn.
• Y gallu i wneud penderfyniadau o fewn y fframwaith sefydledig a deall y prosesau, y gweithdrefnau a’r goblygiadau cyfreithiol sy’n gysylltiedig â’r penderfyniadau hynny.
• Y gallu i ddrafftio llythyrau, adroddiadau a chofnodion cyfarfodydd, gan ddangos dealltwriaeth o’r cynnwys a’r gallu i gyfleu ffeithiau a gwybodaeth mewn perthynas â cheisiadau a materion manwl.
• Diplomyddiaeth a’r gallu i ymdrin yn briodol â sefyllfaoedd anodd a heriol.
• Y gallu i weithio dan bwysau a blaenoriaethu tasgau allweddol, cymryd cyfrifoldeb am eich gwaith eich hun a gweithio heb lawer o oruchwyliaeth uniongyrchol.
• Hyder wrth gyfathrebu â staff a rhanddeiliaid allweddol ar bob lefel.
• Y gallu i gadw’n gyfredol â newidiadau mewn deddfwriaeth cyflogaeth ac arferion gorau er mwyn llywio polisïau newydd a gwelliannau, a deall eu heffaith ar y sefydliad a’i weithwyr.
• Agwedd hyblyg, addasadwy a chefnogol tuag at anghenion ac amcanion datblygol y tîm.
• Y gallu a’r parodrwydd i deithio o bryd i’w gilydd ledled Cymru a’r DU, ac i weithio y tu allan i oriau arferol pan fo angen.

Y Gymraeg

Mae’r gallu i siarad Cymraeg yn hanfodol ar gyfer swydd Swyddog Pobl. Bydd angen i chi allu cyfathrebu yn Gymraeg ac yn Saesneg mewn cyfarfodydd, mewn sgyrsiau unigol ac yn gyhoeddus.

Rydym yn chwilio am unigolyn sy’n deall diwylliant Cymru, y berthynas amrywiol sydd gan bobl Cymru â’r Gymraeg, ac sy’n ymrwymedig i sicrhau defnydd cynyddol o’r Gymraeg yn ieithyddol ac yn ddiwylliannol o fewn y cwmni a’r sector ehangach.

Mae profiad pawb o’r Gymraeg yn wahanol, ac rydym yn cydnabod bod lefelau hyder pobl wrth ddefnyddio’r Gymraeg yn amrywio. Croesawn geisiadau gan unigolion sydd am gynyddu eu hyder yn y Gymraeg, yn ogystal â’r rhai sy’n rhugl yn yr iaith.

Nodyn: Mae’r gwreiddiol yn nodi aelodaeth o’r CIPD fel maen prawf hanfodol ac yna’n ei labelu’n ddymunol. Rwyf wedi cadw’r wybodaeth hon yn y cyfieithiad, ond byddai’n werth gwirio pa un sy’n gywir cyn cyhoeddi’r swydd.